Aplicatii pentru managementul documentelor si al informatiilor electronice
Solutiile de document management propuse de Aristocratic Technologies au la baza ideea de comunicare si colaborare eficienta.
Aplicatiile sunt construite pe infrastructura IBM Lotus Domino (platforma de mesagerie electronica interna si externa, comunicare in timp real, calendar individual si de grup), accesul la aplicatii facandu-se prin intermediul clientului Lotus Notes. Aplicatiile utilizeaza functionalitatile platformei de comunicare in timp real IBM SameTime.
Securitatea solutiilor este asigurata prin infrastructura IBM Lotus Domino si prin controlul accesului fiecarui utilizator pe baza de roluri si permisii, accesul la informatii si documente fiind controlat. Aplicatiile sunt prevazute cu zone de configurare specifice, administratorii acestora avand posibilitatea de a opta pentru jurnalizarea actiunilor efectuate sau includerea de protectii suplimentare la nivelul fiecarui document.
Pachetul Basic, este format din module care acopera necesitatile uzuale de organizare si colaborare, aducand un plus semnificativ zonei de comunicare interna prin:
- structurarea tematica a informatiilor in cadrul grupurilor de lucru sau a departamentelor;
- automatizarea proceselor interne de aprobare, informare;
- gestionarea informatiilor despre clienti si realizarea de campanii de marketing.
Pachetul Enterprise are in componenta aplicatii punctuale care raspund cerintelor de business, contribuind la cresterea productivitatii personalului si a vitezei de reactie in cadrul organizatiei.
Aplicatiile Enterprise utilizeaza functiile pachetului Basic, constituind un veritabil instrument de control al activitatilor interne ale companiei, contribuind la "automatizarea" proceselor de afaceri si la reducerea substantiala a timpului de regasire a informatiilor si documentelor prin gestionarea structurata a acestora, oferind un acces rapid la valorile si cunostintele organizatiei.
Principalele beneficii ale solutiilor pentru managementul documentelor sunt:
- crearea unui mediu de lucru standardizat care sa sustina accelerarea proceselor interne ale organizatiei
- integrarea capabilitatilor de mesagerie electronica si comunicare in timp real pentru colaborare eficienta in interiorul organizatiei precum si in exterior, cu partenerii
- lucrul facil cu documente si accesul rapid la informatie pentru cresterea productivitatii - adaugare continut, distribuire si regasire a informatiilor, procesare a datelor
- disponibilitatea informatiei, oferind un grad ridicat de securitate si confidentialitate
- focalizarea organizatiei pe activitatile curente, reducand perioadele de inactivitate, de manipulare a informatiei si cheltuielile administrative
- imbunatatirea controlului activitatilor prin comunicare eficienta, pentru reducerea timpului de rezolvare a sarcinilor
- vizualizarea stadiului in care se afla documentele (in lucru, respins, aprobat), evidentierea modului de rezolvare, acces la rapoarte specifice
- obtinerea de rapoarte detaliate din aplicatii despre: date clienti, istoricul organizatiei cu acestia, evidenta contractelor, stadiul oportunitatilor, sarcinile nerezolvate, etc.
|
